店舗・イベントの備品リストをAIで整える｜数量と単位を混ぜないCSVの準備

この記事で分かること

備品メモをAIで表にするときは、4つの列に分けるのがコツです。列は「品名・数量・単位・未確定」の4つです。

単位が違う数は、足さずに別の行のままにします。できた表は、元のメモと行の数を比べて確かめます。

この記事は、AIへの頼み方の見本（テンプレート）の紹介です。実際のお店やイベントで試した結果や、時短の効果は測っていません。

こんなことで困っていませんか？

よくある悩みとして、次のようなものがあります。

• 「紙コップ 2袋」と「紙コップ 20個」が、AIに足されて「22」になってしまう
• 数が決まっていない物に、AIが勝手に「0」や「1」を入れてしまう
• AIが作った表が合っているのか、どう確かめればよいか分からない

自由文のメモで混ざりやすいもの

思いついたまま書いたメモでは、同じ品名でも数え方が違うことがあります。

• 紙コップ 2袋
• 紙コップ 20個

この2つを「紙コップ 22」とまとめると、意味のない数字になります。袋と個は、数え方が違うからです。

また、「案内板（数は未定）」のような項目もあります。AIがここを0や1で埋めてしまうおそれがあります。

4つの列に分ける

一覧にするときは、次の4列に分けます。列を分けると、数字と単位が混ざらなくなります。

• 品名：書かれたとおりの名前
• 数量：数字だけ。決まっていなければ空欄
• 単位：脚・台・袋・個など
• 未確定：数が決まっていないときに「未定」と書く

列を分けた表は、CSV（シーエスブイ）で保存すると便利です。CSVは、値をカンマ（,）で区切って並べた文字だけのファイルです。Excelなどの表計算ソフトでも開けます。

CSVの読み書きは、Python（パイソン、プログラムを書く言葉の一つ）の公式資料「csv — CSV File Reading and Writing」にも説明があります。

架空の備品リストで依頼する例

AIには、メモとルールをまとめて渡します。ルールを書くのは、AIに勝手な判断をさせないためです。次の文をそのまま貼り付けて使えます。

次の備品メモを、品名・数量・単位・未確定 の4列の CSV にしてください。

- 椅子 12脚
- 机 3台
- 紙コップ 2袋
- 紙コップ 20個
- 案内板（数量未定）

ルール：
- 1行のメモを1行にする（5行のまま）
- 品名が同じでも、単位が違う行はまとめない
- 数量が決まっていないものは、数量を空欄にし、未確定に「未定」と書く
- メモにない数量を作らない

ルールどおりなら、次の形になるはずです。これはAIの出力例ではなく、ルールから考えた正解の形です。

品名,数量,単位,未確定
椅子,12,脚,
机,3,台,
紙コップ,2,袋,
紙コップ,20,個,
案内板,,,未定

単位が違う数は足さない

合計を出したいときは、品名と単位が両方同じ行だけを足します。「紙コップ 2袋」と「紙コップ 20個」は単位が違うので、別々のままにします。

1袋に何個入っているか知っていても、それはメモにない情報です。個数にそろえるなら、人が確かめてから行います。

空欄・重複・行数の点検

AIが作った表は、そのまま使わず元のメモと見比べます。AIは、ときどき行をまとめたり消したりするからです。

1. 行の数が元のメモと同じか確かめる（今回の例なら5行）
2. 数量と単位の組み合わせが、元のメモと同じか確かめる
3. 「未定」の行に、数字が入っていないか確かめる
4. 同じ品名の行が、勝手にまとめられたり消えたりしていないか確かめる

一つでも違えば、その行を直してから使います。

まとめ

• 備品メモは「品名・数量・単位・未確定」の4列に分け、未定は0にせず「未定」と書く
• 単位が違う数は合計しない
• AIが作った表は、行の数と中身を元のメモと見比べる

次にやること：手元の備品メモを1つ選び、上の依頼文に貼り付けて4列の表にしてみましょう。

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