AIの議事メモで担当者を決めつけない｜決定・宿題・未決を分ける依頼例

この記事で分かること

打ち合わせメモをAIに整理させるときは、3つに分けてもらうのがコツです。「決まったこと」「担当と期限がある宿題」「まだ決まっていないこと」の3つです。

メモに書かれていない担当者や期限は、AIに足させません。整理した結果は、元のメモと見比べて確かめます。

この記事は、AIへの頼み方の見本（テンプレート）の紹介です。実際の会議で試した結果や、正確さ・時短の効果は測っていません。

こんなことで困っていませんか？

よくある悩みとして、次のようなものがあります。

• AIにまとめさせたら、まだ検討中のことが「決定」と書かれていた
• メモにない担当者や締め切りが、いつの間にか足されていた
• まとめが正しいか、どこを見て確かめればよいか分からない

要約で「決定」が増えてしまう

打ち合わせのメモには、あいまいな言葉がよく出てきます。たとえば「検討する」「たぶん」「まだ決まっていない」などです。

AIに「要点をまとめて」とだけ頼むと、文章を整える途中で意味が変わることがあります。検討中のことが決まったように書かれたり、担当者や期限が足されたりするおそれがあります。

Anthropic（アンソロピック、Claudeを作っている会社）の公式ガイド「Cowork best practices」では、目的・使う資料・ほしい形をはっきり伝えることが勧められています。ここで紹介する3つの分け方は、その考え方を議事メモに当てはめた、このブログ独自の例です。

3つの区分

• 決定：メモに「決定」「決まった」とはっきり書かれていること
• 宿題：担当者と期限がメモに書かれている作業
• 未決：検討中・未定のこと、担当や期限が書かれていないこと

迷うものは「未決」に入れます。間違って決定を増やすより、未決が多いほうが安全だからです。

架空のメモで頼む例

AIには、メモとルールをまとめて渡します。次の文をそのまま貼り付けて使えます。

次の打ち合わせメモを、決定・宿題・未決 の3つに分けてください。

メモ：
来月展示会を検討。案内文は担当Aが金曜までに下書き。会場は未決。

ルール：
- メモに書かれた言葉だけを使う
- 「検討」は決定に入れない
- 担当者や期限が書かれていない作業は、担当や期限を作らず未決に入れる
- 曜日を日付に置き換えない

ルールどおりなら、次の形になるはずです。これはAIの出力例ではなく、ルールから考えた正解の形です。

• 決定：なし
• 宿題：案内文の下書き（担当A・金曜まで）
• 未決：展示会を開くかどうか（検討中）／会場

担当・期限がないときの扱い

担当者や期限がない作業は、AIに推測させません。未決のまま残して、人が決めます。

• 「会場は未決」に、会場探しの担当者を作らない
• 「金曜まで」を、特定の日付に置き換えない（どの週の金曜かはメモから分からないため）
• 「検討」を「開催決定」に言い換えない

元のメモと見比べる

整理した結果は、使う前に元のメモと並べて確かめます。AIが言葉を言い換えていないかを見るためです。

1. 「決定」の項目が、メモに決定として書かれているか確かめる
2. 宿題の担当者と期限が、メモと同じか確かめる
3. メモにない人の名前・日付・場所が入っていないか確かめる
4. メモの内容が、どれかの区分に漏れなく入っているか確かめる

まとめ

• 議事メモは「決定・宿題・未決」の3つに分けてもらい、迷うものは未決に入れる
• 書かれていない担当者・期限・日付は、AIに補わせない
• 結果は元のメモと見比べてから共有する

次にやること：最近の打ち合わせメモを1つ選び、上の依頼文に貼り付けて3つに分けてみましょう。

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